Aktualnie:

Uchwały Senatu, zarządzenia Rektora, Kanclerza UŁ, regulaminy, akty prawne

Piątek, 24 Października 2014

Komunikaty Rektora z dnia 2009-07-22

dla organizatorów konferencji Uniwersytetu Łódzkiego


I. Zobowiązuje się organizatorów konferencji, które będą odbywały się w obiektach Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnego UŁ, do składania rezerwacji na usługi hotelowe, gastronomiczne oraz wynajem sal konferencyjnych zgodnie z zarządzeniem nr 39 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 5 grudnia 2005r. (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 154 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 31 lipca 2007r.), wyłącznie na drukach zamówień stanowiących załączniki do ww. zarządzenia. Konferencje odbywające się w Łodzi winny korzystać z dostępnej bazy lokalowej Uniwersytetu Łódzkiego. Organizowanie konferencji w obiektach UŁ nie podlega obowiązkowi stosowania procedur określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Dla jednostek UŁ organizujących konferencje w Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnym przewidziane są ceny preferencyjne.

II. W przypadku konferencji organizowanych poza Łodzią, organizatorów obowiązuje stosowanie procedur określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Przedmiotem zamówienia jest w tym wypadku świadczenie usługi, polegającej na kompleksowej obsłudze konferencji, na którą mogą się składać:
- usługa hotelowa,
- usługa gastronomiczna,
- wynajem sal konferencyjnych, sprzętu audiowizualnego,
- obsługa w zakresie transportu,
- obsługa imprez towarzyszących (kulturalnych, turystycznych itp.),
- inne incydentalne zakupy związane z organizacją konferencji.
Przed dokonaniem zakupu ww. towarów lub usług, z odpowiednim wyprzedzeniem, należy bezwzględnie ustalić w Biurze Zamówień Publicznych UŁ (w formie pisemnej) tryb zakupu.

III. W przypadku realizacji dostaw towarów lub usług przez firmy zewnętrzne, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 3500 zł brutto, organizator konferencji zobowiązany jest do zawarcia w formie pisemnej umowy z dostawcą. Do umowy należy załączyć pismo określające tryb zamówień publicznych potwierdzony przez Kierownika Biura Zamówień Publicznych UŁ.
W przypadku zawierania umów w formie pisemnej, każda umowa musi być:
- sprawdzona i parafowana przez radcę prawnego UŁ,
- podpisana przez Dziekana Wydziału (lub innego pracownika UŁ posiadającego pełnomocnictwo Rektora UŁ do zaciągania zobowiązań finansowych) oraz Kwestora UŁ. Wyjątek stanowi umowa wydawnicza, której tryb zawierania omówiony został w punkcie IV niniejszego komunikatu.

IV. Materiały konferencyjne, programy, zaproszenia, tezy, streszczenia referatów oraz materiały pokonferencyjne mogą być drukowane:

- w Wydawnictwie UŁ – na zasadach określonych w zarządzeniu nr 37 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 16 lutego 2004 r. ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 40 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 6 lutego 2007 r.,
- w innym wydawnictwie - wyłącznie za pisemną zgodą Prorektora ds. Nauki UŁ, z przestrzeganiem procedur określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z zarządzeniem Rektora UŁ nr 85 z dnia 5 września 2008 r. w sprawie trybu postępowania w przypadku publikacji (czasopiśmiennych lub książkowych) dofinansowanych z funduszy na badania własne, działalność statutową i działalność ogólnotechniczną (MEN), konieczne jest zawarcie z wydawcą umowy w formie pisemnej. Umowę parafuje radca prawny UŁ i podpisują: Prorektor ds. Nauki UŁ, Kwestor UŁ oraz Dyrektor Wydawnictwa UŁ.
Do umowy należy dołączyć kosztorys usługi, a w umowie zawrzeć m.in. następujące dane: całkowity nakład, termin wykonania usługi wydawniczej, całkowity koszt tej usługi (w przypadku, gdy tylko część usługi finansowana jest ze środków UŁ należy bezwzględnie podać ilość nakładu, którą otrzyma Uniwersytet Łódzki – proporcjonalny do wkładu finansowego), termin zapłaty (po otrzymaniu należnego nakładu oraz prawidłowo wystawionej faktury VAT).

V. Zawiadomienie (komunikat) o konferencji, obok danych merytorycznych powinno określać warunki uczestnictwa, tj.:
1) wysokość wpisowego, uwzględniającego pokrycie wydatków związanych
z organizacją konferencji (przed ustaleniem wysokości wpisowego, ze względu na różne stawki podatku od towarów i usług VAT, należy ostatecznie określić charakter konferencji – patrz pkt VIII),
2) możliwość zarezerwowania noclegu i wyżywienia, które organizator może zapewnić na zasadzie pełnej odpłatności wniesionej przez uczestnika na konto Uniwersytetu Łódzkiego,
3) wysokość kosztów wyżywienia i zakwaterowania,
4) numer rachunku bankowego Uniwersytetu Łódzkiego, na który należy dokonywać wpłat z tytułu konferencji (z zaznaczeniem hasła lub tematu konferencji).

UWAGA: w zawiadomieniu należy zamieścić informację, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami, organizator konferencji zobowiązany jest do wystawienia faktury tylko i wyłącznie na osobę lub instytucję dokonującą wpłaty na konto UŁ (patrz pkt IX).

VI. Środki na sfinansowanie konferencji winny być zabezpieczone przez organizatorów
w ramach:
1) wpływów z wpisowego wnoszonego przez uczestników konferencji,
2) działalności statutowej organizatorów konferencji,
3) środków pochodzących z opłat za studia niestacjonarne będących w dyspozycji wydziałów,
4) sponsoringów bądź darowizn (zgodnie ze statutem UŁ zgodę na przyjęcie darowizny wyraża Rektor Uczelni),
5) innych środków pozyskanych spoza UŁ.

VII. Wszelkie wpłaty środków finansowych dotyczących konferencji należy kierować na następujący numer rachunku bankowego Uniwersytetu Łódzkiego:

PEKAO SA
II Oddział w Łodzi
14 1240 3028 1111 0010 0434 7782

W obrocie zagranicznym:

IBAN: PL 14 1240 3028 1111 0010 0434 7782
BIC/SWIFT: PKOPPLPW

Wyżej wymieniony numer rachunku dotyczy tylko wpłat związanych z konferencją,
dla pozostałych wpłat należy posługiwać się podstawowym numerem rachunku bankowego Uniwersytetu Łódzkiego

VIII. Z uwagi na przepisy dotyczące podatku od towarów i usług, należy wnikliwie określić charakter konferencji w celu prawidłowego określenia symbolu PKWiU oraz stawki podatku od towarów i usług:

1) konferencje o charakterze edukacyjnym
symbol PKWiU: 80.42.10
zwolnione z podatku od towarów i usług VAT


Konferencja (seminarium, zjazd, sympozjum) o charakterze edukacyjnym, powinna wyróżniać się następującymi elementami:
- wymaga wyraźnego wyodrębnienia spośród uczestników grupy wykładowców oraz grupy słuchaczy;
- spotkanie, w którym biorą udział uczestnicy musi w swoich założeniach podnosić ich kwalifikacje;
- celem konferencji o charakterze edukacyjnym jest uzupełnienie i poszerzenie wiedzy oraz jej aktualizacja;
- jednym z głównych założeń konferencji jest umożliwienie wolnego wstępu studentom;
- w czasie spotkań konferencyjnych i innych ww. nie może zaistnieć żaden element doradztwa czy konsultingu, ani element reklamy ośrodków reprezentowanych przez uczestników konferencji;
- bezwzględnie, w okresie sześciu lat od zakończenia konferencji (seminarium, zjazdu, sympozjum), należy przechowywać wszystkie materiały konferencyjne, tj.: program konferencji, zbiór referatów prezentowanych podczas konferencji wydany na przykład w formie skryptu, wydanie materiałów pokonferencyjnych w formie książki (jeśli taka powstała) oraz pozostałą dokumentację związaną z organizacją konferencji.

2) konferencje o charakterze naukowo – badawczym
stawka podatku od towarów i usług VAT: 22 %


Konferencja (seminarium, zjazd, sympozjum) o charakterze naukowo – badawczym jest spotkaniem grona osób - przedstawicieli organizacji naukowych - poświęconym zreferowaniu i omówieniu określonych zagadnień będących tematem konferencji. Konferencja naukowo – badawcza może być połączona z organizacją targów i wystaw oraz zawierać elementy reklamujące osiągnięcia naukowe ośrodków, organizatorów czy uczestników.

Pisemne oświadczenie kierownika konferencji (seminarium, zjazdu, sympozjum) określające jej charakter, a także jej program należy złożyć w momencie określenia wysokości wpisowego w Dziale Księgowości UŁ oraz w Centrum Szkoleniowo – Konferencyjnym UŁ.
W razie wątpliwości, jakie mogą wystąpić przy kwalifikowaniu charakteru konferencji należy skontaktować się z Działem Księgowości UŁ (tel. 635-41-02) lub z Centrum Szkoleniowo – Konferencyjnym UŁ (tel. 635-54-40).

IX. Wszelkie przychody konferencji powinny być rozliczane za pośrednictwem Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnego UŁ, a także w 100% fakturowane.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę można wystawić tylko i wyłącznie na instytucję albo osobę, która dokonała wpłaty na konto UŁ (w przypadku wpłaty od osoby fizycznej fakturę należy wystawić na osobę fizyczną; w przypadku wpłaty dokonanej przez uczelnię albo firmę fakturę należy wystawić na uczelnię albo firmę). Faktury należy wystawić w ciągu 7 dni od daty otrzymania przedpłaty albo zapłaty, a w przypadku jej braku, maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia zakończenia konferencji.
Na każdym z 3 egzemplarzy faktury (oryginał i 2 kopie) konieczny jest oryginalny podpis oraz pieczątka imienna kierownika jednostki organizującej konferencję.
Wystawione faktury należy zarejestrować w Dziale Księgowości UŁ. W przypadkach, w których wpłaty dokonano przed wystawieniem faktury, należy do faktury dołączyć kserokopie dowodu wpłaty. Wzory faktur dostępne są w Centrum Szkoleniowo- Konferencyjnym UŁ.

X. Środki pozyskane na zorganizowanie konferencji winny być wydatkowane do końca jej trwania. Wyjątkiem może być wydanie zbioru materiałów konferencyjnych ze względu na cykl wydawniczy. W przypadku konferencji, które odbywają się w II połowie roku, a wydanie publikacji pokonferencyjnej nastąpi w roku następnym, istnieje możliwość przeniesienia niewykorzystanych środków z opłat konferencyjnych na rok następny.
W tym celu, w nieprzekraczalnym terminie do 10 stycznia, należy złożyć w CSK UŁ uzasadnione pismo o przeksięgowanie tych środków.

XI. Umowy zlecenia lub o dzieło należy złożyć do realizacji do końca listopada danego roku. Umowy złożone do 31 grudnia będą, pod względem księgowym, zarejestrowane w danym roku, lecz wypłata wynagrodzenia z tytułu zawartych umów zlecenia lub o dzieło nastąpi w styczniu następnego roku.

XII. W przypadku konferencji organizowanych na początku roku kalendarzowego należy ustalić w kwesturze UŁ, czy wpłaty dotyczące konferencji wpływały na konto UŁ w roku poprzednim. Jeżeli tak, w terminie do 10 stycznia danego roku należy złożyć w CSK UŁ pisemną prośbę o ich przeksięgowanie na rok następny po uwzględnieniu kosztów poniesionych w roku poprzednim. Faktury dotyczące wyżej wymienionych wpłat należy wystawić do końca grudnia roku, w którym wpłata nastąpiła.

XIII. W terminie jednego miesiąca przed rozpoczęciem konferencji należy złożyć w Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnym UŁ jej preliminarz zatwierdzony podpisem kierownika jednostki organizującej. Będzie on stanowić podstawę do realizowania płatności związanych z organizacją konferencji.
Przypomina się również o obowiązku dokonania rozliczenia finansowego, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia konferencji oraz złożenia sprawozdania merytorycznego w biurze CSK UŁ (wzór sprawozdania dostępny w CSK UŁ).

XIV. Incydentalnie dopuszcza się możliwość refundacji kosztów podróży gości uczestniczących w konferencji. Refundacja taka jest możliwa ze środków określonych
w pkt. VI ust. 1, 4 lub 5 niniejszego komunikatu.
W celu sfinansowania kosztów podróży osobie prywatnej, konieczne jest zawarcie umowy cywilnoprawnej (wzory umów dostępne w CSK UŁ) pomiędzy Uniwersytetem Łódzkim, a osobą, której wydatki będą refundowane (w przypadku braku takiej umowy konieczne jest odprowadzenie zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych).
W przypadku zwrotu kosztów podróży dla instytucji delegującej swojego pracownika, konieczne jest zawarcie umowy pomiędzy tą instytucją, a Uniwersytetem Łódzkim, z wyjątkiem sytuacji, w której taka umowa została już wcześniej zawarta (np. umowy międzyrządowe, międzyuczelniane itp.).

Aby zrealizować refundację kosztów podróży należy przedstawić następujące dokumenty:
- oryginały biletów (w przypadku podróży lotniczej również oryginały kart pokładowych),
- w przypadku zwrotu dla osoby prywatnej: oświadczenie tej osoby, przetłumaczone na język polski przez pracownika UŁ, że nie będzie się ona ubiegać o zwrot poniesionych kosztów w żadnej innej instytucji,
- w przypadku zwrotu dla instytucji, która poniosła koszty podróży w związku z delegacją swojego pracownika: fakturę wystawioną przez tę instytucję na jednostkę UŁ organizującą konferencję wraz z przetłumaczonym oświadczeniem o nieubieganiu się o zwrot poniesionych kosztów w żadnej innej instytucji.

W przypadku pokrywania kosztów pobytu gości konferencji (noclegi, diety) ze środków UŁ (statutowych, opłat za studia) należy zawrzeć z gościem umowę cywilnoprawną, za wyjątkiem sytuacji, kiedy inny rodzaj umowy został już wcześniej zawarty (umowy międzyrządowe, międzyuczelniane itp.).
Informuję, iż diety nie przysługują gościom w przypadku zapewnienia im całodziennego wyżywienia.

Komunikat wchodzi w życie z dniem podpisania.


Rektor
Uniwersytetu Łódzkiego
Prof. dr hab. Włodzimierz Nykiel


Uniwersytet Łódzki

ul. Narutowicza 65, 90-131 Łódź
tel. (042) 635 43 00
fax: (042) 665 57 71, 635 40 43
rektoratul@uni.lodz.pl

Mapa

Wybierz zarządzenia z roku akademickiego:


nr