Stosownie do wydanego przeze mnie Zarządzenia Nr 36 z dnia 25.01.2007 r. w sprawie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju informuję, iż podstawą rozliczenia kosztów związanych z delegacją służbową są dokumenty potwierdzające fakt poniesienia przez pracownika określonych wydatków.
Udokumentowania nie wymagają jedynie należności wypłacane w formie ryczałtu. I tak nie wymagają udokumentowania należności obliczane i wypłacane na podstawie danych wynikających z polecenia wyjazdu służbowego, takie jak diety, ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej, ryczałty za noclegi (jeżeli nie przedstawiono faktury lub rachunku za nocleg).
Natomiast udokumentowania wymagają świadczenia należne pracownikom w pełnej, faktycznie poniesionej wysokości, tj.:
- koszty przejazdów,
- koszty noclegów (jeżeli nie są rozliczane ryczałtowo),
- koszty dojazdów (jeżeli nie są rozliczane ryczałtowo),
- inne wydatki, których poniesienie było niezbędne.
Podstawą zwrotu ww. kosztów może być zarówno faktura VAT lub rachunek wystawiony na firmę, a także bilet.
W przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (faktury VAT, rachunku, biletu) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Przypominam także, iż zgodnie z pismem Rektora Nr 128 z dnia 16.07.2007 r., kierownicy jednostek organizacyjnych UŁ zobowiązani zostali do kontroli kształtowania wydatków na podróże służbowe, w tym korzystania przez delegowanych pracowników z prywatnych samochodów do celów służbowych.
Nadmieniam, że wyrażenie zgody przez kierowników samodzielnych jednostek UŁ na korzystanie w podróży służbowej z prywatnych samochodów, może mieć miejsce jedynie w wyjątkowych sytuacjach, w których nie można korzystać z takich środków komunikacji jak PKP czy PKS.
Rektor
Uniwersytetu Łódzkiego
Prof. dr hab. Wiesław Puś