Uniwersytet Łódzki

I. Zobowiązuje się organizatorów konferencji, które będą odbywały się w obiektach Centrum Szkoleniowo - Konferencyjnego UŁ o składanie rezerwacji na usługi hotelowe, gastronomiczne oraz wynajem sal konferencyjnych zgodnie z Zarządzeniem Nr 39 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dn. 05.12.2005r. (z późniejszymi zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem nr 154 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dn. 31.07.2007r.) wyłącznie na drukach zamówień stanowiących załączniki do w/w zarządzenia. Konferencje odbywające się w Łodzi winny korzystać z dostępnej bazy lokalowej Uniwersytetu Łódzkiego. Organizowanie konferencji w obiektach UŁ nie podlega obowiązkowi stosowania procedur wymaganych ustawą „Prawo zamówień publicznych”.
Informuję, że dla jednostek UŁ organizujących konferencje w Centrum Szkoleniowo - Konferencyjnym przewidziane są ceny preferencyjne.

II. W przypadku konferencji organizowanych poza Łodzią organizatorów obowiązuje stosowanie procedur wymaganych ustawą „Prawo zamówień publicznych”.
Przedmiotem zamówienia jest w tym wypadku świadczenie usługi, polegającej na kompleksowej obsłudze konferencji, na którą mogą się składać:
- usługa hotelowa,
- usługa gastronomiczna,
- wynajem sal konferencyjnych, sprzętu audiowizualnego
- obsługa w zakresie transportu, a także imprez towarzyszących (kulturalnych, turystycznych itp.)
- inne, incydentalne zakupy związane z organizacją konferencji
Przed dokonaniem zakupu w/w usług/towarów, z odpowiednim wyprzedzeniem, należy bezwzględnie ustalić w Biurze Zamówień Publicznych UŁ (w formie pisemnej) tryb zakupu.

W sprawie udzielania zamówień publicznych obowiązuje:
- Zarządzenie nr 59 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 27.05.2004 roku.

III. Stosując wyłączenie spod stosowania ustawy „Prawo zamówień publicznych” w przypadku realizacji dostaw towarów/usług przez firmy zewnętrzne dla jednostek organizacyjnych UŁ organizator konferencji zobowiązany jest do zawarcia umowy z usługodawcą w formie pisemnej jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 3500,- zł brutto. Do umowy należy załączyć pismo określające tryb zamówień publicznych potwierdzony przez Kierownika Biura Zamówień Publicznych UŁ.
Procedury dotyczące zawierania umów omawia punkt V niniejszego Komunikatu.

IV. Materiały konferencyjne, programy, zaproszenia, tezy, streszczenia referatów oraz materiały pokonferencyjne mogą być drukowane:
- w Wydawnictwie UŁ – na zasadach zgodnych z Zarządzeniem Nr 37 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 16 lutego 2004 r. z późniejszymi zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Łódzkiego nr 40 z dnia 06.02.2007r.,
- w innym wydawnictwie - wyłącznie za pisemną zgodą Prorektora ds. Nauki UŁ, z przestrzeganiem procedur wymaganych ustawą „Prawo zamówień publicznych”.
W tym przypadku, zgodnie z Zarządzeniem Rektora UŁ nr 81 z dnia 14.06.2007 roku w sprawie trybu postępowania w przypadku publikacji (czasopiśmiennych lub książkowych) dofinansowanych z funduszy na badania własne, działalność statutową i działalność ogólnotechniczną (MEN), konieczne jest zawarcie z Wydawcą umowy w formie pisemnej, którą parafuje radca prawny UŁ i Dyrektor Wydawnictwa UŁ oraz podpisują: Prorektor ds. Nauki i Kwestor Uniwersytetu Łódzkiego. Do umowy należy dołączyć kosztorys usługi, a w umowie zawrzeć m. in. następujące dane: całkowity nakład, termin wykonania usługi wydawniczej, całkowity koszt tej usługi (w przypadku, gdy tylko część usługi finansowana jest ze środków UŁ należy bezwzględnie podać ilość nakładu, którą otrzyma Uniwersytet Łódzki – proporcjonalny do wkładu finansowego), termin zapłaty (po otrzymaniu należnego nakładu oraz prawidłowo wystawionej faktury VAT).

V. W przypadku zawierania umów w formie pisemnej każda umowa musi być:
- sprawdzona i parafowana przez radcę prawnego UŁ,
- podpisana przez Dziekana Wydziału (lub innego pracownika UŁ posiadającego pełnomocnictwo Rektora UŁ do zaciągania zobowiązań finansowych) oraz Kwestora UŁ.
Wyjątkiem jest tu umowa wydawnicza, której tryb zawierania omówiony został w punkcie IV niniejszego komunikatu.

VI. Zawiadomienie (komunikat) o konferencji obok danych merytorycznych powinno określać warunki uczestnictwa, tj.:
- wysokość wpisowego, uwzględniającego pokrycie wydatków związanych z organizacją konferencji (przed ustaleniem wysokości wpisowego, ze względu na różne stawki podatku od towarów i usług VAT, należy ostatecznie określić charakter konferencji – patrz pkt IX),
- możliwość zarezerwowania noclegu i wyżywienia, które organizator może zapewnić na zasadzie pełnej odpłatności wniesionej przez uczestnika na konto Uniwersytetu Łódzkiego,
- orientacyjną wysokość kosztów wyżywienia i zakwaterowania,
- numer rachunku bankowego Uniwersytetu Łódzkiego, na który należy dokonywać wpłat z tytułu konferencji (z zaznaczeniem hasła/tematu konferencji)
UWAGA: W zawiadomieniu należy zamieścić informację, iż, zgodnie z obowiązującymi przepisami, organizator konferencji zobowiązany jest do wystawienia faktury VAT/ invoice tylko i wyłącznie na osobę/instytucję dokonującą wpłaty na konto UŁ (patrz pkt X)

VII. Środki na sfinansowanie konferencji winny być zabezpieczone przez organizatorów w ramach:
- wpływów z wpisowego wnoszonego przez uczestników konferencji,
- działalności statutowej organizatorów konferencji,
- ze środków pochodzących z opłat za studia niestacjonarne będących w dyspozycji Wydziałów,
- sponsoringów bądź darowizn (zgodnie ze statutem UŁ zgodę na przyjęcie darowizny wyraża Rektor Uczelni),
- innych dotacji spoza UŁ.

VIII. Wszelkie wpłaty środków finansowych dotyczących konferencji należy kierować na następujący numer rachunku bankowego Uniwersytetu Łódzkiego:


W obrocie zagranicznym:



W/w numer rachunku dotyczy tylko i wyłącznie wpłat związanych z konferencją
(dla pozostałych wpłat należy w dalszym ciągu posługiwać się podstawowym numerem rachunku bankowego Uniwersytetu Łódzkiego).

IX. Ze względu na przepisy dotyczące podatku od towarów i usług należy wnikliwie określić charakter konferencji w celu prawidłowego określenia symbolu PKWiU oraz stawki podatku od towarów i usług VAT:

konferencje o charakterze edukacyjnym
symbol PKWiU: 80.42.10
stawka podatku od towarów i usług VAT: zwolnione (zw.)

Powyższa konferencja (seminarium, zjazd, sympozjum) powinna wyróżniać się następującymi elementami:
- konferencja o charakterze edukacyjnym wymaga wyraźnego wyodrębnienia spośród uczestników grupy wykładowców oraz grupy słuchaczy
- spotkanie, w którym biorą udział uczestnicy musi w swoich założeniach podnosić ich kwalifikacje;
- celem konferencji o charakterze edukacyjnym jest uzupełnienie i poszerzenie wiedzy oraz jej aktualizacja;
- jednym z głównych założeń konferencji będzie umożliwienie wolnego wstępu studentom;
- w czasie spotkań konferencyjnych i innych w/w nie może zaistnieć żaden element doradztwa czy konsultingu, ani także element reklamy ośrodków reprezentowanych przez uczestników konferencji;
- bezwzględnie, w okresie sześciu lat od zakończenia konferencji (seminarium, zjazdu, sympozjum), należy przechowywać wszystkie materiały konferencyjne, tj.: program konferencji, zbiór referatów prezentowanych podczas konferencji wydany na przykład w formie skryptu, wydanie materiałów pokonferencyjnych w formie książki (jeśli taka powstała) oraz pozostałą dokumentację związaną z organizacją konferencji.

konferencje o charakterze naukowo – badawczym
stawka podatku od towarów i usług VAT: 22 %

Konferencja (seminarium, zjazd, sympozjum) o charakterze naukowo – badawczym jest spotkaniem grona osób – przedstawicieli organizacji naukowych poświęconym zreferowaniu i omówieniu określonych zagadnień będących tematem konferencji. Konferencja naukowo – badawcza może być połączona z organizacją targów i wystaw oraz zawierać elementy reklamujące osiągnięcia naukowe ośrodków, organizatorów czy uczestników.

Pisemne oświadczenie kierownika naukowego konferencji (seminarium, zjazdu, sympozjum) określające jej charakter, a także jej program należy złożyć w momencie określenia wysokości wpisowego w Dziale Księgowości UŁ oraz w Centrum Szkoleniowo – Konferencyjnym UŁ.
W przypadku wątpliwości, jakie mogą wystąpić przy kwalifikowaniu charakteru konferencji należy skontaktować się z Działem Księgowości tel. 635-41-02 lub z Centrum Szkoleniowo – Konferencyjnym tel. 635-54-40.

X. Wszelkie przychody konferencji powinny być rozliczane za pośrednictwem Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnego UŁ, a także w 100 % fakturowane. Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę VAT/ invoice można wystawić tylko i wyłącznie na instytucję/osobę, która dokonała wpłaty na konto UŁ ( w przypadku wpłaty od osoby fizycznej fakturę należy wystawić na osobę fizyczną; w przypadku wpłaty dokonanej przez uczelnię/firmę fakturę należy wystawić na uczelnię/firmę). Faktury te należy wystawić w ciągu 7 dni od daty otrzymania przedpłaty/zapłaty, a w przypadku jej braku, maksymalnie w ciągu 7 dni od daty zakończenia zdarzenia gospodarczego (tj. zakończenia konferencji – ostatni dzień).
Na każdym z 3 egzemplarzy faktury (oryginał, kopia, kopia) konieczny jest oryginalny podpis wraz z pieczątką imienną kierownika jednostki (wystawiającego).
Wystawione faktury należy zarejestrować w Dziale Księgowości UŁ, dołączając do nich kserokopie dowodów wpłaty, w przypadkach, w których dokonano wpłaty przed wystawieniem faktury (wzory faktur dostępne w CSK UŁ).

XI. Środki pozyskane na zorganizowanie konferencji winny być wydatkowane do końca jej trwania. Wyjątkiem może być wydanie zbioru materiałów konferencyjnych ze względu na cykl wydawniczy. W przypadku konferencji, które odbywają się w II połowie roku, a wydanie publikacji pokonferencyjnej nastąpi w roku następnym, istnieje możliwość przeniesienia niewykorzystanych środków z opłat konferencyjnych na rok następny. W tym celu należy złożyć w CSK UŁ pismo o przeksięgowanie tychże środków w nieprzekraczalnym terminie do 10.01.2009 roku z odpowiednim uzasadnieniem.

XII. Umowy zlecenia/dzieło należy złożyć do realizacji do końca listopada 2008 roku. Umowy złożone do 31 grudnia 2008 r. będą, pod względem księgowym, zarejestrowane
w 2008 r. lecz wypłata wynagrodzenia z tytułu zawartych umów zlecenia/dzieła nastąpi
w miesiącu styczniu roku następnego.

XIII. W przypadku konferencji organizowanych na początku 2008 roku należy ustalić
w kwesturze UŁ, czy wpłaty dotyczące konferencji wpływały na konto UŁ w roku 2007. Jeżeli tak, należy złożyć w CSK UŁ pisemną prośbę o ich przeksięgowanie na rok następny (w terminie do 10.01.2008 roku) po uwzględnieniu kosztów poniesionych w 2007 roku, a dotyczących konferencji następnego roku (np. zakup materiałów piśmienno – biurowych). Faktury dotyczące w/w wpłat należy wystawić do końca grudnia 2007 roku (wzory faktur dostępne w CSK UŁ).

XIV. W terminie jednego miesiąca przed rozpoczęciem konferencji należy złożyć w Centrum Szkoleniowo-Konferencyjnym UŁ jej preliminarz zatwierdzony podpisem kierownika jednostki organizującej. Będzie on stanowić podstawę do realizowania płatności związanych
z organizacją konferencji.
Przypominam również o obowiązku dokonania rozliczenia finansowego w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia konferencji oraz złożenia sprawozdania merytorycznego w biurze CSK UŁ (wzór sprawozdania dostępny w CSK UŁ).

XV. Incydentalnie dopuszcza się możliwość refundacji kosztów podróży gości zagranicznych uczestniczących w konferencji ze środków pozyskanych od sponsorów.
W celu sfinansowania kosztów podróży osobie prywatnej – jako gościowi, konieczne jest zawarcie umowy cywilno – prawnej (wzory umów dostępne w CSK UŁ) pomiędzy Uniwersytetem Łódzkim, a osobą, której wydatki będą refundowane (w przypadku braku takiej umowy konieczne będzie odprowadzenie zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych).
W przypadku zwrotu dla instytucji zagranicznej delegującej swojego pracownika konieczne jest zawarcie umowy pomiędzy tą instytucją, a Uniwersytetem Łódzkim, z wyjątkiem sytuacji, w której
Aby zrealizować refundację kosztów podróży należy również przedstawić następujące dokumenty:
- zgodę Prorektora UŁ ds. Współpracy z Zagranicą,
- oryginały biletów (w przypadku podróży lotniczej również oryginały kart pokładowych),
- w przypadku zwrotu dla osoby prywatnej: oświadczenie tej osoby, przetłumaczone na język polski przez pracownika UŁ, że nie będzie ona (gość) ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów w żadnej innej instytucji,
- w przypadku zwrotu dla instytucji, która poniosła koszty podróży w związku z delegacją swojego pracownika: invoice wystawiony przez tę instytucję na jednostkę UŁ organizującą konferencję wraz z przetłumaczonym oświadczeniem o nieubieganiu się o zwrot poniesionych kosztów w żadnej innej instytucji.

W przypadku pokrywania kosztów pobytu gości konferencji (noclegi, diety) ze środków UŁ (statutowe, z opłat za studia) również zachodzi konieczność zawarcia z gościem umowy cywilno – prawnej, za wyjątkiem sytuacji, kiedy inny rodzaj umowy został już wcześniej zawarty (umowy międzyrządowe, międzyuczelniane itp.).
Informuję, iż diety nie przysługują gościom w przypadku zapewnienia im całodziennego wyżywienia.






Rektor
Uniwersytetu Łódzkiego

Prof. dr hab. Wiesław Puś