Konferencje to nieodłączny element życia uniwersyteckiego. Wymiana idei i pomysłów służy rozwojowi nauki, inspiruje do działania i zazębia znajomości naukowe. Jeżeli w ramach swojej działalności badawczej chcesz zorganizować konferencję, zapoznaj się z poniższymi wskazówkami. Pomogą Ci dopełnić wszystkich formalności (m.in. tych związanych z postepowaniem w ramach zakupów publicznych), dzięki którym poprawnie zgłosisz, przeprowadzisz i rozliczysz konferencję. 

Co muszę wiedzieć, żeby zorganizować konferencję?

Nie później niż miesiąc przed planowanym terminem jej rozpoczęcia. Zrobisz to przez wypełnienie wniosku elektronicznego na stronie formularzu organizacji konferencji.

Zostaje Ci przypisany koordynator ds. konferencji, który wysyła do Ciebie (czyli organizatora) szczegółowe informacje dotyczące organizacji takie jak kod MPK. W przypadku finansowania konferencji z wpłat wpisowych, automatycznie uruchamiane jest indywidualne konto konferencyjne. Numer konta otrzymasz do 5 dni od zgłoszenia.  

Koniecznie przygotuj kosztorys konferencji (jego wzór otrzymasz od koordynatora konferencji). Kosztorys zawiera informacje dotyczące opłat konferencyjnych, środków od sponsorów, dotacji, środków własnych uczelni oraz innych planowanych wpływów (czyli dokumenty potwierdzające przyznanie środków).  

Organizując konferencje powinieneś korzystać z bazy Centrum Szkoleniowo – Konferencyjnego UŁ (pokoje gościnne i sale konferencyjne przy ul. Kopcińskiego 16/18, ul. Rogowskiej 26 i 35).   

Pamiętaj, że wszystkie zakupy towarów i usług na cele konferencji muszą być zgodne z procedurami obowiązującymi na uczelni i z prawem zamówień publicznych. Wniosek o ustalenie trybu zakupów należy wysłać do Działu Zakupów UŁ. W przypadku zakupu/druków materiałów konferencyjnych i pokonferencyjnych, zgłoś się do Centrum Promocji.

Jeżeli w czasie konferencji lub po jej zakończeniu zaplanowano publikacje, wydrukuje je Wydawnictwo UŁ. Pamiętaj, że każda publikacja wydawana poza Wydawnictwem wymaga zgody Wydawnictwa i Rektora UŁ. 

Planując transport dla prelegentów lub uczestników konferencji, skorzystaj z możliwości oferowanych przez UŁ. Zgłoś się do Centrum Zarządzania Majątkiem, które zapewni Ci przejazd pojazdami UŁ: 42 665 5652. 

Dokumenty finansowe (zgodnie z przyjętym na UŁ obiegiem dokumentów – elektronicznym lub papierowym, w zależności od typu) powinny być przekaż do Centrum Nauki UŁ (Marzena Janda-Gręda - pok. 409) . Tam zostana one zweryfikowane i zaakceptowane pod katem formalno-rachunkowym i przekazane do realizacji. 

Jeżeli konferencja nie jest finansowana ze środków zewnętrznych (m.in. wpisowe, wpłaty od sponsorów, refundacja), koniecznie dostarcz do CN zgodę Dziekana na prefinansowanie wydatków konferencyjnych.  

Masz na to 60 dni od momentu jej zakończenia.

Do Twoich obowiązków jako organizatora należy gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji konferencyjnej np. programiu konferencji, referatów, oświadczeń autorów o wyrażeniu zgody na publikację, listy uczestników, listy wydanych materiałów itp. 

Możemy Ci pomóc w: 

  • weryfikacji wpłat uczestników na koncie konferencyjnym 

  • konstrukcji budżetu 

  • fakturowania wpłat uczestników w systemie SIMPLE 

  • współpracy z Biurem Zakupów UŁ  

  • nadzorze nad prawidłowością sporządzanych umów na towary i usługi 

  • zamówieniach związanych z zakwaterowaniem uczestników,  

  • zamówieniu usług gastronomicznych 

  • zamówieniu materiałów konferencyjnych w Centrum Promocji UŁ 

  • umieszczeniu informacji o konferencji na stronie UŁ 

  • założeniu konta PAYU do wpłat 

  • rozliczeniu konferencji 

  

Barbara Zagórska 

Koordynator ds. konferencji UŁ 

T:  42 635 41 04 

E: barbara.zagorska@uni.lodz.pl 

  

Marzena Janda-Gręda 

Specjalista ds. rozliczeń konferencji 

T: 42 635 48 26 

E: marzena.janda@uni.lodz.pl 

Informacja o cookies!

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka) w celach statystycznych, reklamowych oraz funkcjonalnych. Dzięki nim możemy indywidualnie dostosować stronę do Twoich potrzeb. Każdy może zaakceptować pliki cookies albo ma możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje

Przejdź do strony polityka prywatności

/*]]>*/