Dział Płac

Opis zadań

Szczegółowy zakres działań:

1.Naliczanie wynagrodzeń pracowników na podstawie dokumentów źródłowych: dokumenty przekazywane z Działu Spraw Pracowniczych, Działu Spraw Socjalnych, PKZP, innych jednostek UŁ; naliczanie wynagrodzeń za czas choroby oraz zasiłków finansowanych przez ZUS (chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze, rehabilitacyjne).
Uzgadnianie z Działem Spraw Socjalnych transferu świadczeń socjalnych do wypłaty wynagrodzeń.
Sporządzanie list płac oraz sporządzanie danych dotyczących przelewów i przekazywanie ich do Działu Finansowego do realizacji.
Prowadzenie imiennych kartotek pracowniczych, kartotek zasiłkowych.
Dokonywanie zasądzonych bądź zadeklarowanych (dobrowolnych) potrąceń z wynagrodzeń pracowniczych i przekazywanie przelewów oraz wydruków do odpowiednich jednostek (związki zawodowe, PKZP, PZU, komornicy, sądy, US, ZUS itd.).
Prowadzenie korespondencji z komornikami, wydziałami egzekucji UM, z ZUS i US oraz innymi jednostkami.
Sporządzanie wniosku o przelew środków PPE i przekazywanie zlecenia przelewu do Działu Finansowego.
Przekazywanie do Działu Finansowego, w wersji elektronicznej i papierowej, dokumentacji dotyczącej zadłużeń komorniczych pracowników UŁ wraz z przelewami do odpowiednich instytucji.
Prowadzenie dokumentacji stanowiącej podstawę do obliczenia i wypłat świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz prowadzenie rozliczeń z ZUS, w tym: naliczanie i potrącanie z wynagrodzeń należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne; sporządzanie i comiesięczne przekazywanie do ZUS imiennych raportów dotyczących wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wysokości wypłaconych świadczeń z funduszu ZUS i okresach przerw w opłacaniu składek dla pracowników, osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne, studentów i doktorantów oraz słuchaczy szkół doktorskich (składka zdrowotna); comiesięczne uzgadnianie z jednostkami merytorycznymi (COS, BWZ, SJPdC) ilości studentów, za których UŁ opłaca składkę zdrowotną;
Sporządzanie okresowych sprawozdań, do MNiSzW, o liczbie studentów i uczestników studiów doktoranckich, za których uczelnia/podmiot prowadzący szkołę doktorską opłaca składki na ubezpieczenia zdrowotne oraz o kwocie poniesionych wydatków z tego tytułu.
Prowadzenie wymaganej ewidencji, obliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, w tym: coroczne przypisywanie pracownikom, na podstawie składanych wniosków, informacji o korzystaniu przez z twórców z praw autorskich i stosowaniu podwyższonych 50% kosztów uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich; naliczanie i odprowadzanie podatku z tytułu wypłat z projektów na podstawie składanych wniosków.
Sporządzanie i przekazywanie pracownikom i osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o działo, umowy zlecenia) oraz właściwym urzędom skarbowym, w wersji elektronicznej, rocznych informacji o osiągniętych w danym roku podatkowym dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11, IFT-1R).
Sporządzanie informacji PIT-11 o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy dla osób nie będących pracownikami UŁ od wypłat dokonywanych przez inne jednostki – na podstawie informacji przekazywanych z tych jednostek (stypendia z projektów, nagrody Rektora dla studentów, wypłaty z innych źródeł np. za udział w ankietach, badaniach i innych, dopłaty do wypoczynku dla pracowników Przedszkola UŁ).
Przygotowywanie oraz przesyłanie w wersji elektronicznej do właściwego urzędu skarbowego rocznych deklaracji podatkowych PIT-4R i PIT-8AR.
Sporządzanie sprawozdań dla Ministerstwa Edukacji i Nauki, KNF, GUS lub władz Uczelni w zakresie dotyczącym wysokości wypłaconych wynagrodzeń, składek PPE, PPK, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne finansowanych przez ubezpieczonych oraz sprawozdań dotyczących merytorycznej działalności Działu Płac.
Sporządzanie i comiesięczne przekazywanie do PFRONu informacji o ilości zatrudnionych niepełnosprawnych pracowników UŁ oraz o ilości uczących się niepełnosprawnych studentach i doktorantach UŁ.
Sporządzanie zestawień poborów wg poszczególnych rodzajów działalności i przekazywanie ich właściwym jednostkom merytorycznym.
Wyliczanie nagród z Zakładowego Funduszu Nagród (dodatkowe wynagrodzenie roczne): sprawdzanie osób zakwalifikowanych do wypłaty nagrody, korygowanie nienależnie naliczonych nagród, drukowanie list oraz wypłata 13tek.
Obsługa Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE): sprawdzanie i archiwizacja deklaracji pracowniczych, sporządzanie deklaracji wypłat środków z PPE, przekazywanie pracownikom UŁ indywidualnych wyciągów z funduszu.
Obsługa Pracowniczego Planu Kapitałowego (PPK): przyjmowanie pisemnych wersji deklaracji w zakresie PPK, sprawdzanie poprawności naliczenia składek PPK i sporządzanie przelewów do instytucji finansowej, przekazywanie dyspozycji do instytucji finansowej.
Obsługa petentów: sporządzanie zaświadczeń (do celów emerytalnych (Rp-7) z całego okresu zatrudnienia, na podstawie list płac, kart wynagrodzeń, akt osobowych (angaży); dla banków (cele kredytowe), MOPS-u, sądów i innych instytucji zewnętrznych, przyjmowanie danych w zakresie zmiany numeru konta bankowego, zmiany nazwiska pracownika i innych danych mających istotny wpływ na wyliczenie wynagrodzeń, zaliczek na podatek dochodowy i prawidłowe rozliczanie świadczeń z ZUS (ulga podatkowa (PIT-2), koszty uzyskania przychodów, próg podatkowy, obsługa kart obiegowych, blokada składek ZUS na wniosek pracownika, udzielanie informacji dotyczących wynagrodzeń, potrąceń z list płac, przyjmowanie deklaracji i zmian deklaracji dobrowolnych potrąceń z wynagrodzeń, drukowanie pasków wynagrodzeń na prośbę pracownika, drukowanie informacji PIT-11 na prośbę pracownika, kopertowanie i wysyłanie drogą pocztową nieodebranych w terminie informacji PIT-11.
Występowanie do instytucji (urząd skarbowy, ZUS) z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacie należnych danin (podatku, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne).
Wyliczanie dla jednostek UŁ indywidualnych stawek godzinowych oraz wartości netto, brutto, brutto-brutto od wynagrodzeń wypłacanych w formie dodatków (dla finansistów oraz innych pracowników sekcji i komórek finansowych Wydziałów, Centrum Nauki i pozostałych jednostek UŁ).
Dokonywanie przeksięgowań wynagrodzeń z tytułu prac wykonywanych w projektach finansowanych ze środków zewnętrznych (na podstawie złożonych dyspozycji i wniosków) oraz przeksięgowań z tytułu błędnie przypisanych kosztów.
Przygotowywanie wypłaty wynagrodzenia dla pracowników UŁ i osób spoza UŁ z tytułu wykonywanych przez te osoby w UŁ umów cywilnoprawnych, w tym w szczególności: przyjmowanie i sprawdzanie pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dokumentów niezbędnych do realizacji wypłat wynagrodzeń; weryfikacja danych wpisanych w dokumentach z systemu KSI; zakładanie w systemie kadrowo-płacowym Rektorat kartotek osób spoza UŁ (wpisywanie danych osobowych); rejestrowanie, wyrejestrowanie, zmiana danych osób spoza UŁ w zakresie niezbędnym do prawidłowego rozliczenia ZUS; wprowadzanie dokumentów (rachunków) do systemu Rektorat; sporządzanie głównych list wypłat; sporządzanie, w trakcie miesiąca, dodatkowych list wypłat dla wykonawców zaangażowanych w realizację projektów, dla cudzoziemców i w innych pilnych przypadkach wraz z wyliczaniem i odprowadzaniem zaliczkowo składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do ZUS i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do US; sporządzanie zestawień (wydruków) na potrzeby Działu Płac, Działu Rachunkowości Zarządczej, Centrum Nauki oraz jednostek rozliczających projektu na Wydziałach i w innych jednostkach UŁ (m. in. miesięczne oraz narastająco zestawienie składek ZUS, miesięczne zestawienie list wypłat do projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych UE, KE, funduszy norweskich, NCN, NCBiR i in.), Działu Finansowego (do refundacji wynagrodzeń płatnych z projektów dydaktycznych), DRZ (do refundacji działalności statutowej).
Prowadzenie spraw związanych z planowaniem i wykonaniem godzin ponadwymiarowych nauczycieli akademickich tj.: sprawdzanie kart indywidualnych obciążeń dydaktycznych nauczycieli akademickich i doktorantów pod względem rachunkowym oraz zgodności z obowiązującymi przepisami, obliczanie godzin ponadwymiarowych i wypłata należności z tytułu godzin ponadwymiarowych, wyliczanie rocznych godzin dydaktycznych pracownikom z uwzględnieniem nieobecności, sporządzanie wszelkich zestawień i analiz finansowych i dydaktycznych na potrzeby Rektora, Kanclerza, Kwestora, Dziekanów i innych, sporządzanie zestawienia dotyczącego skutków finansowych wypłat za godziny ponadwymiarowe po zakończeniu rozliczania kart KIOD za dany rok akademicki, prowadzenie spraw związanych z obciążeniami dydaktycznymi – interpretacja przepisów, opracowywanie zarządzeń, pism i innych, współpraca z MNiSzW, przygotowywanie dokumentów w sprawie pensum dydaktycznego, nadzór merytoryczny nad systemem KIOD i bieżąca współpraca z łącznikami na Wydziałach, prowadzenie rejestru decyzji dotyczących obniżenia wymiaru pensum nauczycieli akademickich, korekty nieobecności spowodowanych urlopami macierzyńskimi, rodzicielskimi i wychowawczymi, przyjmowanie i analizowanie planów obciążeń dydaktycznych jednostek międzywydziałowych, pozawydziałowych oraz działających przy UŁ, przyjmowanie i analizowanie przekroczeń godzin ponadwymiarowych dla jednostek międzywydziałowych, pozawydziałowych oraz działających przy UŁ, analiza i modyfikacja zajęć dydaktycznych doktorantów, którzy w trakcie roku akademickiego nawiążą stosunek pracy z UŁ, sprawdzanie i rozliczanie godzin dydaktycznych z umów o dzieło osób spoza UŁ, pracowników nie będących nauczycielami akademickimi prowadzącymi zajęcia dydaktyczne, rozliczanie umów zlecenia i umów o dzieło nauczycieli akademickich prowadzących zajęcia dydaktyczne w Filii UŁ w Tomaszowie Mazowieckim, inicjowanie zmian w wewnętrznych przepisach UŁ wynikających ze zmian w przepisach nadrzędnych.
Obsługa programu „PŁATNIK”, tj.: przygotowywanie comiesięcznych raportów imiennych z wypłaconych w UŁ wynagrodzeń z tytułu umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych i raportów o wysokości składki zdrowotnej zgłaszanych do ubezpieczenia zdrowotnego studentów i doktorantów, słuchaczy szkół doktorskich (RCA,RZA); zgłaszanie i wyrejestrowywanie z ubezpieczeń osób zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych i studentów i doktorantów wskazanych przez COS, BWZ, SJPdC; sporządzanie dokumentów korygujących (raportów imiennych i deklaracji) dla osób, które przekroczyły 30-krotność wynagrodzenia (decyzje ZUS); sporządzanie i comiesięczne przekazywanie do ZUS imiennych raportów dotyczących wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wysokości wypłaconych świadczeń z funduszu ZUS i okresach przerw w opłacaniu składek (RSA) – zasiłki macierzyńskie, urlopy wychowawcze, zasiłki chorobowe, rehabilitacyjne itp.
Wprowadzanie przekroczeń rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych pracowników ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń na podstawie decyzji przesłanych z ZUS, a także zwrot i blokady naliczania składek.
Przygotowywanie i wysyłanie wniosków do ZUS o ustalenie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.
Ręczne korygowanie, w programie PŁATNIK, składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe osób przebywających na urlopach macierzyńskich i ojcowskich przekraczających 30-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Nanoszenie wyżej wymienionych korekt do deklaracji rozliczeniowych.
Wprowadzanie podstaw wynagrodzeń urlopów wychowawczych na potrzeby określenia składek na ubezpieczenia społeczne opłacane z budżetu państwa.
Weryfikowanie dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczenia ZUS pracowników zatrudnionych w oparciu o umowy cywlinoprawne oraz studentów i doktorantów (ZUA,ZZA,ZWUA,ZIUA).
Tworzenie dokumentów zgłoszeniowych pracowników nieobsługiwanych w systemie Rektorat (sprzed 2005 r.).
Współpraca z COS, BWZ, SJPdC w zakresie rejestrowania i wyrejestrowania do ubezpieczenia zdrowotnego, a także opłacania składek na ubezpieczenia zdrowotne studentów i doktorantów zagranicznych.
Weryfikacja kartotek osób ubezpieczonych na podstawie danych pobieranych z ZUS (RU PESEL) oraz ich aktualizacja we współpracy z Działem Spraw Pracowniczych oraz COS, BWZ, SJPdC.
Przygotowywanie i wysyłanie zestawów zgłoszeń do ZUS za pośrednictwem programu PŁATNIK.
Walidacja raportów rozliczeniowych pod względem poprawności kodów tytułów ubezpieczenia.
Wyliczanie comiesięcznych deklaracji rozliczeniowych składek ZUS (DRA).
Comiesięczne przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji rozliczeniowej ZUS do Działu Księgowości.
Przygotowywanie przelewu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy – wyliczanie kwot do przekazania, korygowanie przelewu o obciążenia wynagrodzeń pracowników, korekty zwrotów składek osób przekraczających roczny wymiar podstawy składek emerytalno-rentowych, przekazane zaliczki oraz korekty składek zdrowotnych wyrejestrowanych studentów i doktorantów.
Terminowe przekazywanie zestawów raportów imiennych, deklaracji rozliczeniowych do ZUS za pośrednictwem programu PŁATNIK.
Przygotowywanie i wysyłanie korekt składek ZUS nieobsługiwanych przez system Rektorat (lata 1999-2004 r.) na podstawie danych archiwalnych.
Przygotowywanie informacji o przekazywanych składkach dla osób ubezpieczonych na podstawie danych pobranych z ZUS (RMUA).
Wystawianie zaświadczeń potwierdzających okres objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym studentów i doktorantów oraz słuchaczy szkół doktorskich.