regulamin - rules

REGULAMIN

I. KONFERENCJI BADACZY CYTOKININ

pt. „Cytokininy, hormony życia – w 110 rocznicę odkrycia cytokinin przez G. Haberlandta i w 40 rocznicę śmierci A. Dmochowskiego, pierwszego polskiego badacza kwasów nukleinowych”  

Skrócony tytuł Konferencji: CKs-DNA-RNA

Formularz rejestracyjny: https://forms.office.com/e/btLbbpYrGd

Szablon: Szablon_CKs-DNA-RNA_2023.pdf

I. OGÓLNE ZASADY

1. Organizatorem I. Ogólnopolskiej Konferencji Badaczy Cytokinin (zwanej dalej „Konferencją”) jest Wydział Biologii i Ochrony Środowiska Uniwersytetu Łódzkiego - z siedzibą w Łodzi, ul. Pomorska 141/143, 90-236 Łódź, przy współudziale Wydziału Chemii Uniwersytetu Łódzkiego - z siedzibą w Łodzi, ul. Tamka 12, 91-403 Łódź oraz Instytutu Chemii Bioorganicznej Polskiej Akademii Nauk – z siedzibą w Poznaniu, ul. Zygmunta Noskowskiego 12/14, 61-705 Poznań, reprezentowany przez Komitet Organizacyjny składający się z pracowników (zwany dalej „Organizatorem”).

2. Uczestnictwo w Konferencji jest bezpłatne. Udział osób prawnych będzie uzgadniany bezpośrednio z Organizatorem.

3. Konferencja odbędzie się w dniach 25–27.09.2023 r. w trybie zdalnym. Będzie ona prowadzona za pośrednictwem platformy MS TEAMS przy wsparciu technicznym Centrum Informatyki Uniwersytetu Łódzkiego.

4. Głównym językiem Konferencji jest język polski i angielski, w zależności od charakteru wystąpienia. Referat w języku angielskim, a komunikat ustny w języku polskim. W ramach wydarzenia przewidziane są trzy sekcje tematyczne:

a. Biosynteza i rodzaje cytokinin. 

b. Sygnalizacja procesów komórkowych z udziałem cytokinin.

c. Regulacja procesów komórkowych z udziałem i przez cytokininy.

5. Wyrazem akceptacji i przestrzegania niniejszego Regulaminu jest przesłanie Zgłoszenia przez Uczestnika.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji lub odwołania wydarzenia o czym Uczestnik zostanie powiadomiony niezwłocznie.

7. O ewentualnym odwołaniu Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić zarejestrowanych Uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej nie później niż na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.

8. Uczestnikiem Konferencji może być osoba fizyczna lub prawna, w szczególności pracownik naukowy, doktorant lub student kierunków biologicznych, przyrodniczych, medycznych, chemicznych lub przedstawiciel firmy pokrewnej.

9. Czynnym Uczestnikiem Konferencji jest osoba przedstawiająca referat lub komunikat ustny. Uczestnikowi czynnemu przysługuje możliwość przedstawienia zgłoszonej pracy w formie wystąpienia ustnego, certyfikat potwierdzający wystąpienie, Księga Streszczeń przesłana przez Organizatora w formacie *.pdf oraz udział w wydarzeniach uwzględnionych w Programie.

10. Na konferencję mogą się zgłosić osoby nieprzedstawiające wystąpień. Ich udział określa się jako bierny. 

 

II. ZASADY REJESTRACJI

1. Liczba czynnych Uczestników konferencji jest ograniczona do 60 osób, a o przyjęciu zgłoszenia decyduje Organizator. Wprowadzony jest również limit do 20 osób dla poszczególnych sekcji tematycznych.

2. Czynnikiem limitującym jest kolejność zgłoszeń. Tym samym Organizator zastrzega sobie możliwość odmowy rejestracji w razie wyczerpania liczby miejsc.

3. W przypadku niewypełnienia limitu Uczestników dla danej sekcji możliwe będzie rozszerzenie pozostałych sekcji.

4. Rejestracja na Konferencję rozpoczyna się 08.05.2023 r. i kończy się 15.06.2023 r. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.

5. Szczegółowy Program Konferencji zostanie opublikowany do 30.07.2023 r. Organizator zastrzega sobie jednak możliwość wprowadzania w nim zmian po tym terminie, również w dniu wydarzenia, w tym zmian dotyczących rozkładu czasowego i kolejności wystąpień, o czym Uczestnicy zostaną powiadomieni niezwłocznie.

6. Warunkiem czynnego uczestnictwa w Konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień: 

a) Rejestracja za pomocą formularza rejestracyjnego w trybie online w wyznaczonym terminie zgodnie z par. II pkt. 4 (https://forms.office.com/e/btLbbpYrGd);​​​​​​

b) W przypadku udziału czynnego, przesłanie linku do pliku streszczenia w formacie *.docx lub w postaci pliku w formacie *.docx za pomocą załącznika do poczty e-mail:  cytokininy@biol.uni.lodz.pl wg Szablonu_CKs-DNA-RNA_2023.pdf. W celu przygotowania linku do pliku streszczenia należy przenieść plik do chmury, a następnie uruchomić opcję udostępnij, wygenerować link, a kiedy się pojawi,  wstawić go do formularza rejestracyjnego w ostatnim jego punkcie.

c) Otrzymanie wiadomości mailowej z potwierdzeniem rejestracji w ciągu 72 godzin od momentu rejestracji – w przypadku braku otrzymania potwierdzenia uprasza się o kontakt pod adresem mailowym: cytokininy@biol.uni.lodz.pl.

d) Otrzymanie przez Uczestnika informacji o przyjęciu streszczenia. Organizator zobowiązuje się poinformować o tej decyzji, każdego Uczestnika pocztą elektroniczną.

7. Warunkiem biernego uczestnictwa w Konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:

a) Rejestracja za pomocą formularza rejestracyjnego https://forms.office.com/e/btLbbpYrGd online,  w wyznaczonym terminie zgodnie z par. II pkt. 4;

b. Otrzymanie wiadomości mailowej z potwierdzeniem rejestracji w ciągu 72 godzin od momentu rejestracji – w przypadku braku otrzymania potwierdzenia uprasza się o kontakt pod adresem mailowym cytokininy@biol.uni.lodz.pl.

8. Podczas rejestracji Uczestnik zobowiązany jest do podania prawidłowych, identyfikujących go danych osobowych.

9. Uczestnik zobowiązuje się do nieprzekazywania linku umożliwiającego udział w czasie trwania Konferencji osobom niezarejestrowanym jako Uczestnik.

10. Na Konferencji będzie można wygłosić referat (20 min) lub komunikat ustny (10 min). Podczas rejestracji należy zaznaczyć, do której sekcji Uczestnik zgłasza wystąpienie, jednak Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia za zgodą Uczestnika, zgłoszonej doniesienia do innej sekcji tematycznej.

11. W przypadku wspólnego opracowania wystąpienia, przez kilku Autorów, referat lub komunikat ustny podczas Konferencji może zaprezentować tylko jeden z Autorów.

12. Podczas sekcji Autorzy zobowiązani są do przedstawienia wystąpienia zgodnie z par. II pkt 10.

13. Uczestnik zobowiązuje się do przesłania prezentacji multimedialnej Organizatorowi do dnia 30.08.2023 r. w formacie *.pptx, aby umożliwić jej wyświetlanie podczas wystąpienia Uczestnika |w trakcie trwania Konferencji. Organizator zapewnia, że prezentacje multimedialne nie zostaną rozpowszechnione, upublicznione ani w żaden inny sposób wykorzystane bez zgody Uczestnika. Uczestnicy na 7 dni przed rozpoczęciem Konferencji otrzymają link, dzięki któremu będą mogli wziąć udział w Konferencji.

14. Czynny Uczestnik wypowiada się w trakcie trwania Konferencji w wyznaczonym mu czasie zgodnie z programem oraz ma prawo brać udział w dyskusji moderowanej przez Organizatora. Uczestnik czynny ma prawo zadawać pytania prelegentom za pomocą czatu, może również poprosić, za pomocą czatu o zabranie głosu w trakcie dyskusji. O udzieleniu głosu biernemu Uczestnikowi w trakcie dyskusji decyduje moderator wyznaczony przez Organizatora.

15. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie prezentowane przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje, a także zobowiązany jest zapewnić, aby nie naruszały one przepisów prawa ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.

16. Zgłaszając się do udziału w Konferencji, Uczestnik deklaruje, że posiada techniczne możliwości niezbędne do korzystania z platformy MS TEAMS, za pomocą której odbywać się będzie Konferencja. Uczestnik musi dysponować komputerem, smartfonem lub tabletem z podłączeniem do Internetu, wbudowanym lub zewnętrznym mikrofonem, kamerą internetową. Organizator zaleca następujące rozwiązania sprzętowe w celu udziału w Konferencji: (a) wymagania dotyczące Uczestników czynnych – zalecane słuchawki z mikrofonem (w wyjątkowych przypadkach  mikrofon wbudowany w laptop, jednak przy braku możliwości wykorzystania tej funkcjonalności, Organizator zastrzega sobie prawo do poproszenia o wygłoszenia referatu lub komunikatu ustnego kolejne osoby. (b) Internet optymalnie min. 20/20 Mbps, Ethernet (przewodowy). Organizator zwraca uwagę, że połączenie Wi-Fi jest mniej stabilne i jakość dźwięku jest gorsza.

17. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników, związane z udziałem w Konferencji, wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności za funkcjonowanie łącz internetowych po stronie Uczestników.

18. Organizator w miarę możliwości będzie starał się zapewnić Uczestnikom pomoc w trakcie Konferencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie lub z wykorzystaniem czatu MS TEAMS.

19. W trakcie trwania Konferencji wystąpienia zostaną poddane ocenie konkursowej, w której Komitet Naukowy oceni jakość prezentacji, wartość merytoryczną oraz wiedzę uczestnika, dotyczącą prezentowanego zagadnienia. Udział w konkursie jest dobrowolny. Wybrana zostanie jedna najlepsza prezentacja z każdej sekcji. Dla najlepszych prac przewidziane są nagrody ufundowane przez sponsorów.

20. Komitet Naukowy oceniający wystąpienia uczestników będzie składał się z Organizatorów Konferencji, zaproszonych gości specjalnych oraz prowadzących odpowiednią sekcję tematyczną.

 

III. ZASADY NADSYŁANIA STRESZCZEŃ

1. Streszczenia przygotowane zgodnie z udostępnionym przez Organizatora szablonem należy wysłać jako link lub pocztą e-mail do 8.06.2023 r wg. par. II pkt. 6b. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu rejestracji.

2. Każde streszczenie poddawane jest weryfikacji przez Komitet Naukowy, prowadzący odpowiednią sekcję tematyczną do 30.06.2023 r.. Komitet Naukowy ma prawo nie zaakceptować zgłoszonego tematu, jeśli wzbudzi on wątpliwości natury merytorycznej.

3. W przypadku braku kontaktu mailowego w sprawie zgłoszonego tematu do 30.06.2023 r. Uczestnik proszony jest o kontakt z Komitetem Organizacyjnym poprzez wiadomość mailową na adres: cytokininy@biol.uni.lodz.pl w celu uzyskania wyjaśnienia.

4. Streszczenia mogą być napisane w języku polskim lub angielskim, w zależności od charakteru wystąpienia. Referat w języku angielskim, a komunikat ustny w języku polskim. .

5. Każdy z czynnych Uczestników może zgłosić najwyżej trzy streszczenia. Jednakże Organizator w zależności od liczby zgłoszonych prezentacji może zmniejszyć ich liczbę po konsultacji z Uczestnikiem.

6. W przypadku konieczności naniesienia poprawek zasugerowanych przez Komitet Naukowy, Uczestnik jest zobowiązany do ich wprowadzenia w ciągu trzech dni od otrzymania stosownej informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. W przypadku braku odpowiedzi ze strony Uczestnika, Komitet Naukowy może wprowadzić poprawki jedynie natury edytorskiej lub nie zaakceptować streszczenia.

7. Organizator może nie zaakceptować streszczenia w przypadku, gdy zostanie stwierdzone odstępstwo od Regulaminu. Uczestnik zostanie o tym fakcie poinformowany nie później niż do 30.06.2023 r.

8. Wszystkie streszczenia zostaną opublikowane w Księdze Streszczeń Konferencji w wersji elektronicznej. Organizator może nie zamieścić streszczenia w Księdze Streszczeń, jeżeli nie zostaną spełnione warunki zawarte w Regulaminie, a w szczególności, gdy streszczenie zostanie wysłane po terminie lub będzie niezgodne z obowiązującym szablonem.

 

V. WARUNEK REZYGNACJI Z UCZESTNICTWA W KONFERENCJI

Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji. W takim wypadku Uczestnik jest proszony o przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: cytokininy@biol.uni.lodz.pl, co najmniej na tydzień przed terminem rozpoczęcia Konferencji.

 

VI. UDOSTĘPNIANIE WIZERUNKU

1. Konferencja będzie rejestrowana. Włączając kamerę i/lub mikrofon w swoim urządzeniu podczas Konferencji, Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku i głosu przez Organizatora w związku z udziałem w Konferencji.

2. Uczestnik czynny wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę tylko przez głównego Organizatora, czyli Uniwersytet Łódzkiego z siedzibą przy ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź,

3. Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Uniwersytetu Łódzkiego niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji: a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki; b) w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisie internetowym Uniwersytetu Łódzkiego. W związku z udzieleniem licencji Uczestnik zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej.

VII. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego „RODO”) informujemy, że:

1) Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi, ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź.

2) W każdym przypadku Pani/Pan może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: na wyżej wskazany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych UŁ lub mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl.

3) Dane osobowe obejmujące: imię i nazwisko, adres e-mail, afiliację będą przetwarzane w następujących celach: (a) rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia I Konferencji CKs-DNA-RNA organizowanej w dniu 25–27.09.2023 r., tylko przez głównego Organizatora, czyli Wydział Biologii i Ochrony Środowiska Uniwersytetu Łódzkiego, przy wykorzystaniu narzędzia MS TEAMS, przy wsparciu Centrum Informatyki Uniwersytetu Łódzkiego; (b) komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników, wydania zaświadczeń/certyfikatów uczestnictwa; (c) otrzymywania na wskazany w zgłoszeniu adres poczty elektronicznej informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach profilu naukowym lub popularyzujących naukę organizowanych przez Uniwersytet Łódzki w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach.

4) Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie: (a) 6 ust. 1 lit e) RODO w związku z art. 2 i 11 ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w związku z misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie kształcenia, działalności naukowej, kształtowania postaw obywatelskich, a także uczestnictwa w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach); (b) 6 ust. 1 lit. b) RODO (ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy); (c) 6 ust. 1 lit. c) RODO (w związku z wymogami przepisów prawa oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązującego w UŁ); (d) 6 ust. 1 lit. a) RODO na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych (także w przypadku wyrażenia zgody na udział w konkursie, wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach).

5) W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

6) Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotowi realizującemu Konferencję oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa oraz stosownych umów zawartych z Uniwersytetem Łódzkim.

7) Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa w par. VII pkt. 3) przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez Uniwersytet Łódzki. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń. Także w przypadku wyrażenia zgody na udział w konkursie, wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.

8) Przysługuje Pani/Panu prawo: (a) dostępu do treści swoich danych, (b) do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, (c) do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem, (d) do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, (e) do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

9) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w par. VII pkt 3).

 

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

3. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania.