W Uniwersytecie Łódzkim nad organizacjami uczelnianymi niebędącymi kołami naukowymi oraz nad uczelnianymi stowarzyszeniami nadzór sprawuje Rektor UŁ.

Zasady rejestracji, funkcjonowania i finansowania organizacji uczelnianych niebędących kołami naukowymi oraz uczelnianych stowarzyszeń określa Zarządzenie nr 167 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 22.05.2025 r.

1. W celu założenia uczelnianej organizacji/stowarzyszenia należy złożyć komplet dokumentów w biura Osiedla Akademickiego,(ul. Lumumby 1,91-404 Łódź).

2. Przy zakładaniu organizacji studenckiej należy przygotować następujące dokumenty:

• informację o powstaniu uczelnianej organizacji - załącznik nr 1,
• uchwałę z zebranie założycielskiego, podczas którego osoby studiujące, doktoryzujące się lub zatrudnione w UŁ zadecydowali o utworzeniu organizacji i przyjęli regulamin, dokonali wyboru zarządu,
• wykaz członków organizacji,
• regulamin organizacji,

3. Przy zakładaniu stowarzyszenia  należy przygotować następujące dokumenty :

• informację o powstaniu stowarzyszenia - załącznik nr 1,
• regulamin stowarzyszenia – potwierdzonego za zgodność z oryginałem przez zarząd, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Statutem UŁ;
• aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) głównego stowarzyszenia lub jego terenowej jednostki organizacyjnej, które/y rozpoczyna swoje działanie w UŁ jako uczelniane stowarzyszenie;
• wykaz osób reprezentujących stowarzyszenie wraz danymi kontaktowymi;
• uchwałę zarządu głównego stowarzyszenia o powołaniu terenowej jednostki organizacyjnej w Uniwersytecie – w przypadku, gdy uczelniane stowarzyszenie będzie terenową jednostką organizacyjną głównego stowarzyszenia. 

4. Po stwierdzeniu zgodności przedłożonej dokumentacji z wymogami obowiązującego zarządzenia, rektor decyduje o wpisie organizacji/stowarzyszenia do rejestru organizacji uczelnianych oraz umieszczeniu informacji o powstaniu organizacji w systemie ScienceON.
5. Rejestr organizacji uczelnianych prowadzony jest przez dyrektora OA.
 

1. O wszelkich zmianach w regulaminie, zarządzie organizacji lub danych kontaktowych, uprawniony organ organizacji/stowarzyszenia  informuje dyrektora OA, składając wniosek aktualizacyjny oraz protokół z posiedzenia właściwego organu organizacji w ciągu 14 dni od daty dokonania zmian.
2. Wzór wniosku aktualizacyjnego stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.

1. Organizacje/stowarzyszenia  składają roczne preliminarze do rektora, za pośrednictwem dyrektora OA, na formularzu stanowiącym załącznik numer 5, najpóźniej do dnia 31 stycznia każdego roku, a w przypadku założenia organizacji w okresie:
a) od 1 lutego do 15 marca danego roku – do dnia 22 marca tego roku;
b) od 16 marca do 15 czerwca danego roku – do dnia 22 czerwca tego roku;
c) od 16 czerwca do 15 września danego roku – do dnia 22 września tego roku.
2. Preliminarze powinny zawierać pełną informacje o uzyskanych środkach zewnętrznych.
3. Zatwierdzenie rocznego preliminarza wydatków skutkuje powstaniem rocznego budżetu, który jest sumą preliminarzy wydatków na poszczególne, planowane zadania i jest podstawą do realizację konkretnego zadania lub projektu

 

1. Działalność organizacji/stowarzyszenia może być finansowana ze środków będących w dyspozycji rektora tylko wtedy, kiedy jest wpisana do rejestru.
2. Rektor, podejmując decyzję w sprawie przyznania dofinansowania oraz jego wysokości, uwzględnia możliwości finansowe Uniwersytetu oraz bierze pod uwagę przede wszystkim merytoryczną wartość planowanego zadania lub projektu.
3. Dofinansowania nie mogą otrzymać organizacje/stowarzyszenia, które nie rozliczyły i nie złożyły sprawozdania z uprzednio otrzymanych środków.

1. Zasady wydatkowania i rozliczania środków przyznanych z funduszu rektora określa załącznik nr 7.
2. Organizacje/stowarzyszenia przekazują do rozliczenia dyrektorowi OA wszelkie dokumenty finansowe (np. faktury, rachunki, umowy cywilno-prawne, delegacje, noty wewnętrzne) związane z realizacją konkretnego zadania lub projektu (sfinansowanego z funduszu rektora).
3. Faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe muszą być niezwłocznie dostarczone do administracji OA.
4. Jeżeli organizacja/stowarzyszenie przewiduje wpływy środków finansowych na swoją działalność, które chce rozliczyć za pośrednictwem Uniwersytetu (środki pozyskane zewnętrznie) musi uprzednio przedstawić rektorowi dokumenty potwierdzające pozyskanie środków oraz uzyskać pisemną zgodę rektora.
5. Organizacje/stowarzyszenia nie mogą samodzielnie zawierać umów z podmiotami zewnętrznymi na pozyskiwanie i wydawanie środków. Wszelkie umowy i zobowiązania może zawierać wyłącznie Uniwersytet.
6. Każdy wydatek realizowany ze środków publicznych powinien być dokonywany zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
7. Wszystkich przelewów, w tym przedpłat na konferencje, zjazdy i opłat członkowskich, dokonuje Kwestura UŁ na podstawie dokumentów przedłożonych.

1. Roczne sprawozdania z działalności organizacji/stowarzyszenia  i z wykorzystanych środków otrzymanych w danym roku kalendarzowym, składane są do rektora za pośrednictwem dyrektora OA, w terminie do 31 stycznianastępnego roku. Wzór rocznego sprawozdania z działalności określa załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia.
2. Sprawozdanie musi zawierać rozliczenie finansowe ze środków przyznanych na zadania lub projekty zakończone w roku kalendarzowym, za który jest składane.
3. Niezłożenie w terminie bądź odrzucenie przez rektora sprawozdania skutkuje ograniczeniem finansowania działalności w kolejnym okresie finansowania.

4. Rektor może odrzucić sprawozdanie w szczególności z uwagi na:

   a) niezgodności rozliczeniowo-finansowe, 

   b) istotne braki formalne np. brak podpisu,

   c) brak rozliczenia środków z danego zadania,

   d) niedotrzymywanie terminów sprawozdawczych,

   e) brak aktualizacji danych dotyczących funkcjonowania organizacji/stowarzyszenia.

5. Właściwy organ Samorządu Studenckiego oraz odpowiednio Samorządu Doktorantów w terminie do 15 października danego roku kalendarzowego przygotowuje sprawozdanie zbiorcze za poprzedni rok akademicki z przyznanych środków finansowych przyznanych przez Uniwersytet na działalność ich organizacji. Rozliczenie po zatwierdzeniu przez rektora udostępnia się w BIP na stronie podmiotowej UŁ za pośrednictwem dyrektora OA.

Zasady dla organizacji studenckich:

1.Organizacja może zawiesić swoją działalność nie dłużej niż na okres jednego roku akademickiego w przypadku m.in.: braku prowadzenia działalności określonej w swoim regulaminie.
2.Zawieszenie działalności następuje na skutek decyzji jej członków. O podjętej decyzji upoważniony organ informuje niezwłocznie rektora za pośrednictwem dyrektora OA.
3.W przypadku braku wznowienia działalności przez organizację, po okresie jednego roku, Rektor może stwierdzić o trwałym zaprzestaniu jej działalności.
4.Organizacja może zostać rozwiązana na skutek decyzji jej członków zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie tej organizacji. O podjętej decyzji upoważniony organ  organizacji informuje niezwłocznie rektora.
5.W przypadku braku członków organizacji dyrektor OA niezwłocznie informuje na piśmie rektora, który może stwierdzić o trwałym zaprzestaniu działalności.
6.
7.Rektor, w drodze decyzji administracyjnej, rozwiązuje organizację, która rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub Statut UŁ, Regulamin Studiów UŁ lub regulamin tej organizacji. Rozwiązanie organizacji skutkuje wykreśleniem jej z rejestru organizacji uczelnianych.

Zasady dla stowarzyszeń:

1.Stowarzyszenie może zawiesić swoją działalność w Uniwersytecie nie dłużej niż na okres jednego roku akademickiego w przypadku m.in.: braku prowadzenia działalności określonej w swoim regulaminie.

2.Zawieszenie działalności stowarzyszenia następuje na skutek decyzji jego członków, zgodnie z procedurą zawartą w regulaminie. O podjętej decyzji upoważniony organ informuje niezwłocznie rektora za pośrednictwem dyrektora OA.

Zaprzestanie działalności przez stowarzyszenie 

W przypadku braku wznowienia działalności przez stowarzyszenie, po okresie jednego roku akademickiego od dnia zawieszenia działalności, rektor może stwierdzić trwałe zaprzestanie działalności tego stowarzyszenia w UŁ.

Stowarzyszenie może trwale zaprzestać działalności w UŁ na skutek decyzji jego członków zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie tego stowarzyszenia.

Rektor stwierdza zaprzestanie działania stowarzyszenia, które rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub Statut UŁ, Regulamin Studiów UŁ lub regulamin tego stowarzyszenia.

 Zaprzestanie działania stowarzyszenia w UŁ skutkuje wykreśleniem z uczelnianego rejestru stowarzyszeń. 

Zaprzestanie działania stowarzyszenia w UŁ nie ma wpływu na status głównego stowarzyszenia.

W przypadku zaprzestania działania stowarzyszenia, będącego jednocześnie terenową jednostką organizacyjną głównego stowarzyszenia, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego, rektor zwraca się do głównego stowarzyszenia z wnioskiem o rozwiązanie tej jednostki.

Pisma kierowane do rektora w sprawie zawieszenia lub rozwiązania wskutek decyzji członków lub stwierdzenia braku członków należy składać za pośrednictwem dyrektora OA - załącznik nr 11.

1. Strona internetowa organizacji uruchamiana jest w ramach stron www UŁ.
2. Organizacje powinny przestrzegać zasad tworzenia i zarządzania stronami internetowymi zawartych w obowiązującym w Uniwersytecie Regulaminie stron internetowych UŁ.
3. Osoba reprezentująca organizację składa  do rektora, za pośrednictwem dyrektora OA, wniosek o wyrażenie zgody na uruchomienie strony internetowej. 4. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 10 do niniejszego zarządzenia.
5. Po uprzednim uzyskaniu zgody rektora na uruchomienie strony internetowej, dyrektor OA lub upoważniony przez niego pracownik pełniący nadzór nad działającymi w UŁ organizacjami składa wniosek o utworzenie strony internetowej UŁ, za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego hd.uni.lodz.pl/pl/. 
6. Organizacje  informują dyrektora OA lub upoważnionego pracownika
o zamiarze uruchomienia/zamknięcia/przedłużenia ważności strony internetowej.
7. Organizacje zobowiązane są do umieszczania aktualnej identyfikacji wizualnej Uniwersytetu, na materiałach promujących wydarzenia, które organizują  
oraz na prowadzonej stronie internetowej i profilach w mediach społecznościowych.
8. Członkowie organizacji zobowiązani są do korzystania w kontaktach z Uniwersytetem wyłącznie z kont poczty elektronicznej w domenie „uni.lodz.pl”.