By założyć koło naukowe należy:

• uzupełnić formularz danych niezbędnych do przygotowania odpowiednich wniosków/dokumentów
• przesłać skanem podpisaną dokumentację.

Podobnie jak zmieniają się pory roku, tak zmieniają się również członkowie, dokumenty, opiekunowie i główne idee działającego koła naukowego. Kiedy tak się dzieje zgodnie z zapisami zarządzenia rektora nr 90 z dnia 27.01.2025 r. koło naukowe ma obowiązek zaktualizować dane zawarte w rejestrze prowadzonym przez Centrum Kształcenia i Spraw Osób Studiujących.

Zgodnie z Zarządzeniem nr 38 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 15 grudnia 2025 r. Roczne sprawozdanie z działalności koła naukowego z wykorzystanych środków otrzymanych w danym roku kalendarzowym od rektora, powinny zostać złożone do Centrum Kształcenia i Spraw Osób Studiujących w terminie do 15 stycznia 2026 r.

Raz w roku koła naukowe działające na Uniwersytecie Łódzkim mogą ubiegać się o dodatkowe środki finansowe na swoją działalność, przyznawane przez Rektora. W tym celu uruchamiany jest specjalny moduł na stronie, który pozostaje aktywny przez okres wskazany w zarządzeniu. Wnioski o dofinansowanie należy składać wyłącznie w wyznaczonym terminie.

Każde koło, z wybranych przez siebie względów, ma prawo do zawieszenia swojej działalności do roku od wyznaczonej przez nie daty (z data uzupełnienia formularza). Kiedy koło decyduje się na takie rozwiązanie może to zrobić z pomocą formularza. 

Uwaga! Zawieszone koło nie może składać wniosków o dofinansowanie od Rektora!

Każde koło może zostać zamknięte na własny wniosek lub wniosek opiekuna koła naukowego.

W zależności od zmiany mamy dwie różne ścieżki postępowania:

1. Jeżeli zamiana dotyczy przesunięcia środków w ramach zadań zaplanowanych preliminarzu (zał. nr 4) to ta zmiana jest możliwa bez zgody Rektora.
2. Jeżeli zmiana dotyczy przesunięcia środków na nowe zadanie, nie uwzględnione w preliminarzu (zał. nr 4), to należy skierować wniosek z opisem nowego zadania oraz preliminarzem (zał. nr 4) wydatków do Rektora. Po otrzymaniu zgody można realizować nowe zadanie.

Koło które dokonywało rejestracji/zostało powołane do istnienia przed wprowadzeniem rejestru CKiSOS może pojawić się w rejestrze dokonując aktualizacji swojego statusu TUTAJ. 

To, że koło nie występuje w rejestrze nie oznacza, że nie jest kołem aktywnym na UŁ. Rejestr kół prowadzony przez CKiSOS jest prowadzony na potrzeby zbierania danych statystycznych aktywności studenckiej na Uczelni oraz prowadzenia dofinansowań od rektora. 

Dokumentację finansową związaną z realizacją zadań/projektów przetwarza się w jednostce/wydziale przy którym działa koło. CKiSOS zatwierdza faktury tylko na ostatnim kroku rozliczenia w portalu pracowniczym. Do rozliczenia faktury każdorazowo należy podpiąć:

• Roczny preliminarz kosztów,
• Informację od rektora o wysokości dofinansowania danego koła,
• (opcjonalnie) Zgodę rektora na wszelkie zmiany w preliminarzu.

W opisie faktury powinna się znaleźć informacja z jakiego zadania/projektu z preliminarza dotyczy wydatek.

Koło zostało usunięte tylko z rejestru CKiSOS. By koło “reaktywować” wystarczy dokonać jego aktualizacji TUTAJ. Po zakończeniu tego procesu koło ponownie pojawi się w rejestrze aktywnych kół.