Nadzór nad organizacjami uczelnianymi, które nie są kołami naukowymi, oraz nad uczelnianymi stowarzyszeniami sprawuje rektor Uniwersytetu Łódzkiego.

Zasady dotyczące rejestracji, funkcjonowania i finansowania takich organizacji znajdziecie w Zarządzeniu nr 167 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 22 maja 2025 r.

Szczegółowe informacje dostępne są w Bazie dokumentów Uniwersytetu Łódzkiego.

1. Aby założyć organizację lub stowarzyszenie działające na Uniwersytecie Łódzkim, musicie złożyć komplet dokumentów w biurze Osiedla Akademickiego UŁ (ul. Lumumby 1, 91-404 Łódź).

2. Przy zakładaniu organizacji studenckiej należy przygotować następujące dokumenty:

• informację o powstaniu uczelnianej organizacji – załącznik nr 1,
• uchwałę z zebrania założycielskiego, podczas którego osoby studiujące, doktoryzujące się lub zatrudnione w UŁ zadecydowały o utworzeniu organizacji i przyjęły regulamin, dokonali wyboru zarządu,
• wykaz członków/członkiń organizacji,
• regulamin organizacji,

3. Przy zakładaniu stowarzyszenia  należy przygotować następujące dokumenty:

• informację o powstaniu stowarzyszenia – załącznik nr 1,
• regulamin stowarzyszenia – potwierdzonego za zgodność z oryginałem przez zarząd, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Statutem UŁ;
• aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) głównego stowarzyszenia lub jego terenowej jednostki organizacyjnej, które/y rozpoczyna swoje działanie w UŁ jako uczelniane stowarzyszenie;
• wykaz osób reprezentujących stowarzyszenie wraz danymi kontaktowymi;
• uchwałę zarządu głównego stowarzyszenia o powołaniu terenowej jednostki organizacyjnej w Uniwersytecie – w przypadku, gdy uczelniane stowarzyszenie będzie terenową jednostką organizacyjną głównego stowarzyszenia. 

4. Po stwierdzeniu zgodności przedłożonej dokumentacji z wymogami obowiązującego zarządzenia, rektor decyduje o wpisie organizacji/stowarzyszenia do rejestru organizacji uczelnianych oraz umieszczeniu informacji o powstaniu organizacji w systemie ScienceON.
5. Rejestr organizacji uczelnianych prowadzony jest przez dyrektora OA.
 

Jeśli w organizacji lub stowarzyszeniu zmienią się dane kontaktowe, skład zarządu albo regulamin, należy poinformować o tym dyrektora Osiedla Akademickiego UŁ.

W tym celu musicie złożyć:

• wniosek aktualizacyjny,
• protokół z posiedzenia właściwego organu organizacji lub stowarzyszenia, potwierdzający wprowadzone zmiany.

Dokumenty należy dostarczyć w ciągu 14 dni od momentu dokonania zmian.

Wzór wniosku aktualizacyjnego znajduje się w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia.

Każda organizacja lub stowarzyszenie działające na UŁ ma obowiązek złożenia rocznego preliminarza wydatków do rektora – za pośrednictwem dyrektora Osiedla Akademickiego. Dokument należy przygotować na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do zarządzenia.

Terminy składania preliminarzy

Standardowy termin złożenia preliminarza to 31 stycznia każdego roku.

Jeśli organizacja została założona w trakcie roku, obowiązują następujące terminy:

• organizacje założone między 1 lutego a 15 marca – do 22 marca,
• organizacje założone między 16 marca a 15 czerwca – do 22 czerwca,
• organizacje założone między 16 czerwca a 15 września – do 22 września.

Co powinien zawierać preliminarz?

W preliminarzu musicie uwzględnić pełne informacje o wszystkich środkach zewnętrznych pozyskanych przez organizację lub stowarzyszenie.

Dlaczego preliminarz jest ważny?

Po zatwierdzeniu preliminarza powstaje roczny budżet organizacji. Jest on tworzony na podstawie zaplanowanych działań i projektów oraz stanowi podstawę do realizacji konkretnych zadań i rozliczania wydatków.
 

1. Działalność organizacji/stowarzyszenia może być finansowana ze środków będących w dyspozycji rektora tylko wtedy, kiedy jest wpisana do rejestru.
2. Rektor, podejmując decyzję w sprawie przyznania dofinansowania oraz jego wysokości, uwzględnia możliwości finansowe Uniwersytetu oraz bierze pod uwagę przede wszystkim merytoryczną wartość planowanego zadania lub projektu.
3. Dofinansowania nie mogą otrzymać organizacje/stowarzyszenia, które nie rozliczyły i nie złożyły sprawozdania z uprzednio otrzymanych środków.

1. Zasady wydatkowania i rozliczania środków przyznanych z funduszu rektora określa załącznik nr 7.
2. Organizacje/stowarzyszenia przekazują do rozliczenia dyrektorowi OA wszelkie dokumenty finansowe (np. faktury, rachunki, umowy cywilno-prawne, delegacje, noty wewnętrzne) związane z realizacją konkretnego zadania lub projektu (sfinansowanego z funduszu rektora).
3. Faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe muszą być niezwłocznie dostarczone do administracji OA.
4. Jeżeli organizacja/stowarzyszenie przewiduje wpływy środków finansowych na swoją działalność, które chce rozliczyć za pośrednictwem Uniwersytetu (środki pozyskane zewnętrznie) musi uprzednio przedstawić rektorowi dokumenty potwierdzające pozyskanie środków oraz uzyskać pisemną zgodę rektora.
5. Organizacje/stowarzyszenia nie mogą samodzielnie zawierać umów z podmiotami zewnętrznymi na pozyskiwanie i wydawanie środków. Wszelkie umowy i zobowiązania może zawierać wyłącznie Uniwersytet.
6. Każdy wydatek realizowany ze środków publicznych powinien być dokonywany zgodnie z ustawą o finansach publicznych.
7. Wszystkich przelewów, w tym przedpłat na konferencje, zjazdy i opłat członkowskich, dokonuje Kwestura UŁ na podstawie dokumentów przedłożonych.

1. Roczne sprawozdania z działalności organizacji/stowarzyszenia  i z wykorzystanych środków otrzymanych w danym roku kalendarzowym, składane są do rektora za pośrednictwem dyrektora OA, w terminie do 31 stycznianastępnego roku. Wzór rocznego sprawozdania z działalności określa załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia.
2. Sprawozdanie musi zawierać rozliczenie finansowe ze środków przyznanych na zadania lub projekty zakończone w roku kalendarzowym, za który jest składane.
3. Niezłożenie w terminie bądź odrzucenie przez rektora sprawozdania skutkuje ograniczeniem finansowania działalności w kolejnym okresie finansowania.

4. Rektor może odrzucić sprawozdanie w szczególności z uwagi na:

   a) niezgodności rozliczeniowo-finansowe, 

   b) istotne braki formalne np. brak podpisu,

   c) brak rozliczenia środków z danego zadania,

   d) niedotrzymywanie terminów sprawozdawczych,

   e) brak aktualizacji danych dotyczących funkcjonowania organizacji/stowarzyszenia.

5. Właściwy organ Samorządu Studenckiego oraz odpowiednio Samorządu Doktorantów w terminie do 15 października danego roku kalendarzowego przygotowuje sprawozdanie zbiorcze za poprzedni rok akademicki z przyznanych środków finansowych przyznanych przez Uniwersytet na działalność ich organizacji. Rozliczenie po zatwierdzeniu przez rektora udostępnia się w BIP na stronie podmiotowej UŁ za pośrednictwem dyrektora OA.

Zasady dla organizacji studenckich:

1. Organizacja możezawiesić swoją działalność nie dłużej niż na okres jednego roku akademickiego w przypadku m.in.: braku prowadzenia działalności określonej w swoim regulaminie.
2. Zawieszenie działalności następuje na skutek decyzji jej członków/członkiń. O podjętej decyzji upoważniony organ informuje niezwłocznie rektora za pośrednictwem dyrektora OA.
3. W przypadku braku wznowienia działalności przez organizację, po okresie jednego roku, rektor może stwierdzić o trwałym zaprzestaniu jej działalności.
4. Organizacja może zostać rozwiązana na skutek decyzji jej członków/członkiń zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie tej organizacji. O podjętej decyzji upoważniony organ  organizacji informuje niezwłocznie rektora.
5. W przypadku braku członków/członkiń organizacji dyrektor OA niezwłocznie informuje na piśmie rektora, który może stwierdzić o trwałym zaprzestaniu działalności.
6. .Rektor, w drodze decyzji administracyjnej, rozwiązuje organizację, która rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub Statut UŁ, Regulamin Studiów UŁ lub regulamin tej organizacji. Rozwiązanie organizacji skutkuje wykreśleniem jej z rejestru organizacji uczelnianych.

Zasady dla stowarzyszeń:

1. Stowarzyszenie może zawiesić swoją działalność w Uniwersytecie nie dłużej niż na okres jednego roku akademickiego w przypadku m.in.: braku prowadzenia działalności określonej w swoim regulaminie.
2. Zawieszenie działalności stowarzyszenia następuje na skutek decyzji jego członków/członkiń, zgodnie z procedurą zawartą w regulaminie. O podjętej decyzji upoważniony organ informuje niezwłocznie rektora za pośrednictwem dyrektora OA.

Zaprzestanie działalności przez stowarzyszenie 

W przypadku braku wznowienia działalności przez stowarzyszenie, po okresie jednego roku akademickiego od dnia zawieszenia działalności, rektor może stwierdzić trwałe zaprzestanie działalności tego stowarzyszenia w UŁ.

Stowarzyszenie może trwale zaprzestać działalności w UŁ na skutek decyzji jego członków/członkiń zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie tego stowarzyszenia.

Rektor stwierdza zaprzestanie działania stowarzyszenia, które rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub Statut UŁ, Regulamin Studiów UŁ lub regulamin tego stowarzyszenia.

Zaprzestanie działania stowarzyszenia w UŁ skutkuje wykreśleniem z uczelnianego rejestru stowarzyszeń. 

Zaprzestanie działania stowarzyszenia w UŁ nie ma wpływu na status głównego stowarzyszenia.

W przypadku zaprzestania działania stowarzyszenia, będącego jednocześnie terenową jednostką organizacyjną głównego stowarzyszenia, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego, rektor zwraca się do głównego stowarzyszenia z wnioskiem o rozwiązanie tej jednostki.

Pisma kierowane do rektora w sprawie zawieszenia lub rozwiązania wskutek decyzji członków/członkiń lub stwierdzenia braku członków/członkiń należy składać za pośrednictwem dyrektora OA – załącznik nr 11.

1. Strona internetowa organizacji uruchamiana jest w ramach stron www UŁ.
2. Organizacje powinny przestrzegać zasad tworzenia i zarządzania stronami internetowymi zawartych w obowiązującym w Uniwersytecie Regulaminie stron internetowych UŁ.
3. Osoba reprezentująca organizację składa  do rektora, za pośrednictwem dyrektora OA, wniosek o wyrażenie zgody na uruchomienie strony internetowej. 4. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 10 do niniejszego zarządzenia.
5. Po uprzednim uzyskaniu zgody rektora na uruchomienie strony internetowej, dyrektor OA lub upoważniony przez niego pracownik pełniący nadzór nad działającymi w UŁ organizacjami składa wniosek o utworzenie strony internetowej UŁ, za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego hd.uni.lodz.pl/pl/. 
6. Organizacje  informują dyrektora OA lub upoważnionego pracownika
o zamiarze uruchomienia/zamknięcia/przedłużenia ważności strony internetowej.
7. Organizacje zobowiązane są do umieszczania aktualnej identyfikacji wizualnej Uniwersytetu, na materiałach promujących wydarzenia, które organizują  
oraz na prowadzonej stronie internetowej i profilach w mediach społecznościowych.
8. Członkowie organizacji zobowiązani są do korzystania w kontaktach z Uniwersytetem wyłącznie z kont poczty elektronicznej w domenie „uni.lodz.pl”.