Dokument elektroniczny – dokument utworzony w postaci cyfrowej (np. wygenerowany plik PDF), możliwy do podpisania podpisem elektronicznym.

Odwzorowanie cyfrowe – skan lub zdjęcie dokumentu papierowego; nie jest równoważne dokumentowi elektronicznemu podpisanemu elektronicznie.

ADE (Adres do Doręczeń Elektronicznych) – indywidualny adres umożliwiający odbiór i wysyłkę korespondencji w systemie e-Doręczeń.

Dowód otrzymania – elektroniczne potwierdzenie doręczenia dokumentu, wywołujące określone skutki prawne.

Osoby studiujące mogą kierować pisma do uczelni za pośrednictwem usługi PURDE.

Aby doręczenie było skuteczne prawnie, dokument musi mieć postać elektroniczną i być podpisany podpisem elektronicznym.

Dopuszczalne formy przekazania pisma:

• Wpisanie pełnej treści pisma w polu „Treść wiadomości” w skrzynce e-Doręczeń, a następnie wybranie opcji „Podpisz i wyślij”.
  W takim przypadku podpis elektroniczny obejmuje treść wiadomości, która będzie widoczna dla pracownika UŁ w dokumencie „Pismo_przewodnie” dołączonym do e-Doręczenia.
• Dołączenie pliku stanowiącego dokument elektroniczny (np. pliku PDF wygenerowanego elektronicznie), podpisanego jednym z akceptowalnych podpisów elektronicznych (zob. pkt 4).

Uwaga: Wpisanie w treści wiadomości jedynie krótkiej informacji, np. „W załączeniu przesyłam oświadczenie o rezygnacji ze studiów”, oraz dołączenie wyłącznie skanu lub zdjęcia podpisanego odręcznie pisma skutkuje nieskutecznym doręczeniem.

Niedopuszczalne formy (nieskuteczne doręczenie):

• skan dokumentu papierowego podpisanego odręcznie,
• zdjęcie dokumentu z podpisem własnoręcznym,
• plik zawierający odwzorowanie cyfrowe podpisu (np. wklejony obraz podpisu),
• dokument elektroniczny bez wymaganego podpisu.

Skan lub zdjęcie dokumentu podpisanego odręcznie nie stanowi dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów i nie wywołuje skutków prawnych właściwych dla e-Doręczeń.

Dokument kierowany do uczelni powinien być podpisany jednym z poniższych podpisów:

✔ Podpis kwalifikowany

Zaawansowany podpis elektroniczny składany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu.
Jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.

✔ Podpis zaufany (Profil Zaufany)

Podpis składany przy użyciu bezpłatnego narzędzia dostępnego w serwisie gov.pl.
Potwierdza tożsamość osoby podpisującej.

✔ Podpis osobisty

Podpis składany przy użyciu e-dowodu (dowodu osobistego z warstwą elektroniczną).

Doręczenie pisma na adres ADE wywołuje skutki prawne:

• w chwili odebrania korespondencji,
• albo po upływie 14 dni od jej wpłynięcia na ADE (nawet jeśli adresat jej nie otworzył- tzw. fikcja doręczenia).
• Oznacza to obowiązek regularnego sprawdzania skrzynki doręczeń.

Wprowadzenie e-Doręczeń nie wyklucza możliwości składania dokumentów:

• w formie papierowej (np. za pośrednictwem operatora pocztowego),
• osobiście w uczelni.

Formy tradycyjne pozostają dopuszczalne zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zachęcamy Was do:

• założenia bezpłatnego adresu ADE,
• korzystania z e-Doręczeń jako bezpiecznej i równoważnej prawnie formy korespondencji,
• każdorazowego upewnienia się, że wysyłany dokument ma postać elektroniczną i został prawidłowo podpisany,
• korespondencja wysłana za pomocą PURDE przez osobę fizyczną do podmiotu publicznego jest bezpłatna

Założenie ADE jest:

• bezpłatne,
• dobrowolne (dla osób fizycznych),
• możliwe online poprzez stronę
• Po założeniu adresu osoba studiująca uzyskuje dostęp do skrzynki doręczeń na swoim koncie w serwisie gov.pl.

W ustawieniach skrzynki można powiązać ADE z adresem e-mail w celu otrzymywania powiadomień o nowej korespondencji. Należy przy tym zwrócić uwagę, żeby był to prywatny adres e-mail studenta/studentki. Nie zaleca się podawania uniwersyteckiego adresu e-mail z uwagi na ograniczenie czasowe działania konta (na czas okresu kształcenia).