Regulamin pracy, niezbędne narzędzia, zwrot kosztów – wyzwania pracy zdalnej
Pracodawca wdrażający pracę zdalną musi dokonać oceny ryzyka z nią związanego oraz przekazać informację dotyczącą zasad bezpieczeństwa i higieny pracy wykonywanej w domu. To generuje dodatkowe koszty i potrzebę zaangażowania. Dodatkowo pracodawca powinien przygotować regulamin pracy zdalnej – w przeciwnym razie musi każdorazowo ustalać zasady pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikiem. Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga dodatkowo odebrania odpowiednich oświadczeń od pracownika (przede wszystkim o zapoznaniu się ze wspomnianą oceną ryzyka oraz informacją dotyczącą bhp), dodatkowo, jeśli praca zdalna wprowadzana jest w trakcie trwania stosunku pracy, konieczny może być aneks do umowy o pracę.
Najwięcej kontrowersji wzbudza jednak konieczność zwrotu kosztów wykonywania pracy zdalnej. Chodzi tu m.in. o opłatę za prąd i Internet czy ekwiwalent pieniężny z tytułu użytkowania przez pracownika własnego sprzętu komputerowego. Warto wskazać, że, jak wynika z obserwacji, ryczałt (zastępujący zwrot kosztów) z tytułu wykonywania pracy zdalnej ustalany jest na niższym poziomie w sektorach administracji publicznej. Sporo kontrowersji budzi aktualnie dopuszczalność zrzeczenia się przez pracownika prawa do ryczałtu.
Pracodawca jest ponadto zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, co również generuje dodatkowe koszty.
Sztywne reguły – gwóźdź do trumny pracy zdalnej?
Kolejnym istotnym zagadnieniem jest rozstrzygniecie czy, a jeśli tak – w jakich warunkach organizacyjnych, wprowadzenie pracy zdalnej jest obowiązkowe. Mając na uwadze, że praca zdalna może być wykonywana jako praca okazjonalna (do 24 dni w roku) i praca całkowicie zdalna (w części bądź w całości), trzeba rozróżnić okoliczności wprowadzania pracy zdalnej. Przy pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika o jej wykonywanie. Przy pracy zdalnej, która ma być prowadzona w sposób ciągły (jako wyłączny sposób świadczenia pracy bądź obok pracy stacjonarnej), pracodawca jest związany wnioskiem pracownika o wykonywanie pracy zdalnej w przypadkach, gdy wniosek pochodzi od:
pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329),
pracownika – rodzica:
- dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
- dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655 i 1079),
- pracownicy w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej.
Prawo ww. grupy pracowników do wykonywania pracy w trybie zdalnym nie jest bezwzględne. Pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Wówczas pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Kodeksowa regulacja pracy zdalnej wprowadza jej sztywne reguły, które nie zawsze podlegają zmianom na poziomie negocjacji pomiędzy stronami stosunku pracy. Jak wieszczą niektórzy komentatorzy: przepisy te są gwoździem do trumny dla pracy zdalnej.
Tekst: dr Izabela Florczak, Wydział Prawa i Administracji UŁ
Redakcja: Iwona Ptaszek-Zielińska, Centrum Komunikacji i PR
Misją Uniwersytetu Łódzkiego jest rzetelne prowadzenie badań naukowych oraz aktywne głoszenie prawdy z nich płynącej, tak by mądrze kształcić kolejne pokolenia, być użytecznym dla społeczeństwa oraz odważnie odpowiadać na wyzwania współczesnego świata. Doskonałość naukowa jest dla nas zawsze najlepszym kompasem. Nasze wartości to: odwaga, ciekawość, zaangażowanie, współpraca i szacunek.